Setny raz o Asanie

I będę o niej pisał jeszcze milion razy. Do momentu aż wszyscy zaczną jej używać, lub innego narzędzia do panowania nad zadaniami. Po prostu jest genialna, co udowodnia mi właśnie kolejny raz i udowodni na pewno jeszcze w wielu przypadkach.

Uwaga, to nie będzie wpis o tworzeniu stron. OK, jako przykład podam swój własny przypadek, a że ten polega na realizacji wordpressowego zlecenia, to nie ma znaczenia. Asanę używam i każdy może używać do zapanowania nad dowolnym problemem. Przygotowujesz się do wyjazdu na wakacje i nagle zdajesz sobie sprawę jak wiele jeszcze rzeczy musisz załatwić zanim stawisz się na lotnisku? Wróciłeś właśnie z urlopu i na biurku masz milion notatek od współpracowników z zadaniami, przez co jedyny pomysł jaki przychodzi ci do głowy, to rozłożyć ręce i płakać? W najbliższym tygodniu masz dwie klasówki, każda z czterech działów, do tego jeszcze wypracowanie do napisania, i kilka prac domowych? Oto jak ja to rozwiązuję.

Pod koniec czerwca dostałem zlecenie na całkiem sporą stronę dla pewnego znanego zespołu muzycznego (szczegóły wkrótce). Termin wykonania to koniec lipca. Prawie niemożliwe do wykonania (strona naprawdę spora), ale się zgodziłem.

W ostatnią środę – 17 lipca – wpadłem w panikę. Końca prac nie widać, a zostały niecałe dwa tygodnie.

Wziąłem kartkę A4, narysowałem na niej kalendarz pozostałych dni. W każde pole wpisałem kolejne elementy, które trzeba jeszcze wykonać, zaznaczyłem w jakim dniu zacznę, w jakim skończę. Prawdę mówiąc wyszła mi tragedia, bo upchałem wszystko na styk wykorzystując nawet weekendy na pracę. Ponad dwadzieścia elementów do wykonania, z czego 1/3 to elementy duże, zajmujące więcej niż dzień pracy. A dni trzynaście.

Zacząłem pisać maila do zespołu, że niestety nie uda się dotrzymać terminu. Przerwałem jednak i postanowiłem wrzucić wszystko w Asanę. Pooznaczać daty, przypisać wszystkie zadania dla mnie (tak bym rano na maila dostawał powiadomienia co dziś mam zrobić). I co ważne otagowałem każde zadanie: duże, wielodniowe dostały tag ‘big’, średnie, kilkugodzinne to ‘medium’, a zadanka do zrobienia w parę chwil – ‘small’.

Efekt? Od środy minęły 4 dni, a na liście zadań, z ponad 20tu zostały… cztery!

(Powyższy zrzut ekranu wykonałem 22 lipca, zobaczcie jak wiele zadań zrobiłem przed czasem)

Nie, to nie Asana wykonała za mnie te zadania, ale to ona zmobilizowała mnie do pracy. Przez cztery dni co rano dostawałem listę rzeczy, które muszę jeszcze zrobić.

Nikomu nie chce się z rana brać do pracy (bo oczywiście najpierw kwejk, potem facebook, kawka, albo w innej kolejności…). Ale rzut oka na listę zadań, przefiltrowanie by pokazało tylko te najmniejsze – przecież jeśli mam zrobić coś, co zajmie mi góra pół godziny, mogę się przemóc i zrobić to przed facebookiem.

Piętnaście minut i zrobione! Odhaczam zadanie w Asanie, ono się ładnie przesuwa i robi szare. Teraz, skoro już mam otwarty edytor i wszystko inne, można śmiało zrobić coś ‘medium’. Co tam medium, spróbujmy ‘big’.

I tak dzień po dniu, w cztery dni siedemnaście problemów, które jeszcze w środę wydawały mi się niemożliwe do pokonania po prostu zniknęło.

Niekoniecznie namawiam Was na Asanę; po prostu namawiam Was na jakikolwiek system GTD. Takie coś naprawdę pomaga i sprawia, że coś, co wydaje się niemożliwe do zrobienia w wyznaczonym czasie, kończymy na długo przed terminem. Nawet jeśli nie chcecie korzystać z narzędzi online, wystarczy poczciwa stara metoda: kartka, długopis i robimy listę.